Imaginemos una corporación multinacional (llamémosla TechInnovate) lanzando una serie de nuevos proyectos de desarrollo de software. La junta directiva y los altos ejecutivos han sancionado millones de dólares, sabiendo que la innovación es la clave para mantenerse competitivo. Seis meses después de su ejecución, los proyectos se ejecutan a tiempo y dentro del presupuesto, pero algo anda mal. Este escenario hipotético subraya la necesidad crítica de una estrecha integración entre la planificación estratégica y la gestión de proyectos.

Estrategia: mejorar la gestión de proyectos con planificación

Los proyectos, aunque bien ejecutados, no se alinean con el objetivo estratégico de la organización de convertirse en líder en tecnología sostenible. ¿El resultado? Se han gastado recursos, se ha invertido tiempo, pero los proyectos son esencialmente “fracasos exitosos.” Logran sus objetivos, pero de una manera que socava la estrategia más amplia de la organización, lo que lleva a un desperdicio de recursos, desalineación y, en última instancia, una dilución de la ventaja competitiva.

¿Qué es la planificación estratégica?

La planificación estratégica es un esfuerzo disciplinado para formular una visión y articularla en objetivos alcanzables, trazando así un curso de acciones para alcanzar estos objetivos. Lejos de ser un documento estático, un plan estratégico es un marco dinámico que guía la toma de decisiones y la asignación de recursos a largo plazo.

Componentes esenciales

  • Configuración de la visión: elaboración de una visión inspiradora y de futuro.
  • Articulación de la misión: definición de la razón de ser organizacional.
  • Análisis FODA: un examen riguroso de las fortalezas y debilidades internas, yuxtapuestas con oportunidades y amenazas externas.
  • Estructuración de objetivos: Fijar objetivos INTELIGENTES (específicos, mensurables, alcanzables, relevantes, con plazos determinados) que sean congruentes con la visión y la misión.
  • Elaboración de estrategias: delinear planes e iniciativas tácticas destinadas a lograr los objetivos establecidos.
  • Hoja de ruta de implementación: desarrollar una secuencia de elementos de acción, proyectos e iniciativas.
  • Métricas de Desempeño: Establecimiento de KPI (Indicadores Clave de Desempeño) para monitoreo y control, respaldados por análisis.

La gestión de proyectos, definida como el arte y la ciencia de iniciar, planificar, ejecutar y cerrar proyectos, a veces puede centrarse de manera miope en los cronogramas, alcances y presupuestos, con escasa atención a las implicaciones estratégicas. Pero este no tiene por qué ser el caso.

Cómo los gerentes de proyectos y las PMO pueden hacer realidad el vínculo

La integración de la planificación estratégica y la gestión de proyectos no es sólo una configuración única sino un proceso continuo que exige un compromiso proactivo tanto de los gerentes de proyecto (PM) como de los gerentes de proyecto. Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO). A continuación se presentan métodos y ejemplos ampliados para ayudar a forjar este vínculo crucial.

Incorporación estratégica: el ejemplo de Lockheed Martin

Desde el inicio del proyecto, asegúrese de que cada miembro del equipo comprenda los objetivos estratégicos más amplios. Las sesiones informativas sobre la estrategia deben incluirse en las reuniones iniciales y los documentos de la estrategia deben ser fácilmente accesibles para todos los miembros del equipo.

Lockheed Martin hace un amplio uso de sesiones informativas estratégicas al inicio de sus proyectos. Esto garantiza que incluso los subcontratistas estén alineados con el objetivo general de seguridad nacional e innovación en el sector aeroespacial.

Alineación de prioridades: la metodología Apple

Utilice un sistema de clasificación o puntuación para priorizar proyectos que se alineen estrechamente con los objetivos estratégicos. Este tipo de priorización sistémica puede ser una guía invaluable durante la asignación de recursos.

Apple emplea un famoso sistema de prioridades que alinea los proyectos con la estrategia corporativa de crear un ecosistema perfecto de dispositivos y servicios. Es por eso que incluso los proyectos más pequeños, como las actualizaciones del Apple Pencil, se ejecutan en sincronía con lanzamientos más importantes como el iPad.
Integración de métricas de rendimiento: cuadros de mando integrales de Salesforce

Desarrollar indicadores clave de rendimiento (KPI) que no solo midan el rendimiento del proyecto sino que también evalúen la alineación con los objetivos estratégicos.
Salesforce utiliza cuadros de mando integrales que rastrean no solo las ventas y las métricas de los clientes, sino que también evalúan cómo los proyectos de cada departamento se alinean con iniciativas estratégicas como la penetración del mercado y la responsabilidad social corporativa.

Participación de las partes interesadas: el enfoque de Google

Establecer canales de comunicación regulares con las partes interesadas tanto a nivel estratégico como de ejecución. Cree una estructura para que sus aportes influyan activamente en ambos ámbitos.

Google involucra a sus partes interesadas a través de múltiples foros que ocurren con diferentes frecuencias (mensualmente, trimestralmente, anualmente) donde se discuten los estados de los proyectos en relación con la estrategia general de Google de organizar la información mundial.

Estructura de gobernanza: el centro de excelencia de IBM

Cree un modelo de gobernanza sólido que incorpore puntos de control de revisión estratégica en varias etapas del proyecto.

IBM tiene Centros de Excelencia (CoE) que trabajan en conjunto con las PMO para garantizar que las revisiones de proyectos incorporen verificaciones de estrategias, haciendo así que los ajustes formen parte del cronograma del proyecto y no solo retrospectivas posteriores al proyecto.

Recursos Gratuitos

Flexibilidad y adaptabilidad: los Agile Squads de Spotify

Aproveche las metodologías ágiles para seguir siendo flexible y adaptable. Esta agilidad es fundamental cuando los objetivos estratégicos cambian, lo que requiere que los proyectos giren rápidamente.

Spotify utiliza Agile Squads que pueden reconfigurarse fácilmente para trabajar en nuevos objetivos que se alinean con cualquier cambio en la estrategia corporativa, como ingresar a nuevos segmentos de mercado o centrarse en una nueva tecnología.

Aprendizaje continuo y retroalimentación: el modelo 3M

Una cultura que incorpora las lecciones aprendidas de la ejecución del proyecto a la planificación estratégica permite la alineación continua y la mejora iterativa.

3M tiene una regla del '15% de tiempo' que permite a los ingenieros dedicar el 15% de su tiempo a proyectos de su elección, y los hallazgos de estos a menudo se trasladan a consideraciones estratégicas más amplias.

Pensamientos Finales

La planificación estratégica y la gestión de proyectos no son dominios aislados sino disciplinas interdependientes que deben sincronizarse para que una organización desarrolle plenamente su potencial. La desconexión entre ambos conduce no sólo a ineficiencias operativas sino también a fallas estratégicas que pueden tener consecuencias de largo alcance.

El camino hacia la resiliencia y el éxito organizacional es una combinación de planificación estratégica incisiva y gestión experta de proyectos. Esta alineación no ocurre por casualidad; debe ser elaborado, nutrido y perfeccionado continuamente por gerentes de proyectos y PMO competentes. Al hacerlo, podemos evitar el peligro de “fracasos exitosos” y trazar un rumbo hacia el triunfo organizacional holístico.

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